Deze webapplicatie (Cloud) geeft startende bedrijven de mogelijkheid om klantenopvolging te doen.

Dit is een CRM (Customer Relationship Management) die autonoom kan werken, maar ook later in andere toepassingen kan geïntegreerd worden.


De voornaamste kenmerken zijn:

	Login met ID en paswoord (site beheerder)
	Contacten
	Categorieën toevoegen
	Toevoegen contacten
	Wijzigen contacten
	Bekijk lijst contacten + afdrukken
	Bekijk contact - afdrukken
	Zoekfunctie
	Op naam
	Bedrijf
	Woonplaats
	E-mail adres
	Up en Downloaden van documenten
	Uploaden van contracten en/of documenten
	Lijst van contracten en/of documenten + afdrukken
	Verwijderen van contracten en/of documenten
	Zoekfunctie
	Aanvraag prijsoffertes (die vanuit de website worden opgeslagen in een SQL database)
	Bekijk lijst + afdrukken
	Bekijk prijsofferte + afdrukken
	Behandeld ja / nee
	Behandeld door
	Commentaar toevoegen

De applicatie kan volledig uitgebreid en/of aangepast worden aan de behoefte van uw bedrijf.

Placeless Office heeft als doel uw kantoor te automatiseren, niet door u een pakket aan te bieden en u moet dit nemen zoals het is, maar door u de kracht van keuze aan te bieden.

Na een uitgebreide analyse van uw kantoor, installeren wij een op maat gemaakt pakket, volledig gericht op uw manier van werken.

Hiervoor gebruiken wij een modulair systeem met de volgende hoofdpunten.

Paperless

Elk document (in of uitgaand) komt in het systeem, op deze manier wordt het gemakkellijk gevonden en gereproduceerd.

Het omvat een integratie van:

- Microsoft Office
- Scanning
- Mailing

Placeless

Waar u zich ook bevindt, u kan altijd het systeem raadplegen via IP/VPN

P³

We brengen de input naar de bron via het Internet.

Kenmerken

Placeless Office heeft een aantal basis functionaliteiten, dewelke gebaseerd zijn op volgende doelstelingen:

Elektronisch dossierbeheer
Kantoor automatisatie door workflow

Volgende technieken worden aangewend:

Document Management
Document Image Processing
Text Retrieval
World Wide Web
Workflow Management

Deze worden aangevuld met modules die kenmerkend zijn van uw business.

Basis functionaliteiten - Placeless Office

1. Centraal beheer

Binnen het volledige Placeless Office is alle informatie betreffend een dossier aan elkaar verbonden met het zogenaamde TSA-nummer. Hierdoor heeft de gebruiker een 360° zicht op alle gegevens.

Het betreft hier niet alleen de data, maar ook de gescande brieven, emails, e.d. m.a.w. men opent een dossier en men heeft toegang tot alle gegevens, zelfs de boekhoudkundige (openstaand saldo, e.d.), dewelke via integratie technieken verbonden zijn met het dossier.

2.Modulair systeem

Placeless Office is volledig gebouwd uit objecten, die op één of andere manier worden geintegreerd tot een totale oplossing.

Dit is zichtbaar geconfigureerd in:

Variabele Tab-Controls
Acties

Men kan één of meerdere objecten verbinden aan een actie van de workflow.

3. Workflow systeem

Placeless Office is een semi-automatisch workflow systeem.

Hiervoor werd doelbewust voor gekozen omdat Placeless Office de behoeften van een zeer veranderlijke administratie moet kunnen voeren. De processen kunnen via acties, vervolgacties, agendering, e.d. volledig geplaatst worden in Placeless Office. Veranderingen in dit proces kunnen, al dan niet tijdelijk, manueel behandeld worden door nieuwe acties aan te maken, zonder dat deze vervat moeten zitten een workflow cyclus.

4. Agendering

Het agenderingsysteem van Placeless Office is de sturing van de workflow. Deze agenda kan op verschillende manieren afgehandeld worden, nl. wegwerken van achterstand, klantafhandeling, hoogdringendheid, e.d.

5. Authorisatie

Placeless Office heeft een zeer doorgedreven autorisatie systeem, waardoor het mogelijke is elke taak te beveiligen. Of deze taak een volledig proces is of raadplegen van specifieke informatie is geen issue.

6. Microsoft Office integratie

Word

Word 97 is volledig geintegreerd in het Placeless Office systeem. Elk document wordt aangemaakt door het samenvoegen van een template en de gegevens van een dossier. De template is verbonden aan de actie die men binnen het betreffende dossier gaat uitvoeren. Men kan dit document aanvullen en/of veranderen, behalve voor de automatisch beveiligde paragrafen.

Placeless Office beschikt hiervoor over een vrij uniek systeem om op een zeer snelle manier alle uitgaande documenten te genereren en deze in bepaalde vormen (o.a. PDF) en op bepaalde manieren (o.a. mailen) bij de betrokkene te laten toekomen.

Outlook

Alle binnenkomende mails worden via Placeless Office door de gebruiker een bewuste manier (door vraagstelling) geplaatst in het dossier en wordt de hieraan verbonden workflow geactiveerd. Uitgaande mails vertrekken, via acties, vanuit het dossier zodoende ze dan ook automatisch zijn opgeslagen in het betreffende dossier.

7. Scanning

Voor de binnenkomende brieven en documenten heeft Placeless Office volgende scanningsystemen:

Manuele scanning

De documenten worden één voor één gescanned en in een container geplaatst.

Via Placeless Office kan men deze container behandelen. Door de preview van het document kan men dit toewijzen aan het betreffende dossier. Placeless Office heeft hier de mogelijkheid om de workflow te activeren door bepaalde vragen te stellen aan de gebruiker, waardoor het bij het antwoord behorende proces wordt opgestart.

Barcode scanning

Alle formulieren, die wij de klant toesturen, worden voorzien van een unieke barcode. De terugstuurde formulieren worden in bulk verwerkt en worden door de barcode herkenning geplaatst in het overeenkomend dossier. De barcode bevat niet alleen het prodosnummer, maar ook de actie van waaruit het formulier werd gegeneerd. Hierdoor is het mogelijk om een proces van de workflow op te starten.

8. Logging

Placeless Office heeft een ingebouwd logging systeem, wat het mogelijk maakt om een monitoring systeem van de processen op te zetten.

Client

Voor de klanten en de leveranciers betekent dit dat zij over de mogelijkheid beschikken om hun dossier volledig te raadplegen via Placeless Office Client.

Placeless Office Client is geen apart pakket, maar door de autorisatie hebben de klanten en leveranciers alleen raadpleeg-toegang tot de gegevens.

M.a.w. een klant kan bijvoorbeeld zijn dossier volledig raadplegen, inclusief zijn correspondentie in de vorm van brief, email, e.d.

Met onze logistieke programma’s kan u een volledig geïntegreerd logistiek beheer voeren.

Ze bestaan uit verschillende modules. De software is bestemd voor kleine en middelgrote organisaties.

Wij leveren voor u maatwerkuitbreidingen op basis van dit logistieke pakket.

Een volledige integratie met ons financieel pakket is voorzien.

Het pakket is modulair opgebouwd en heeft uitgebreide mogelijkheden:

	Verkoop
	Offertes, orders, verzendnota’s, facturen
	Budgetten
	Uitgebreide statistieken
	Aankoop
	Automatische aankooporders
	Opvolging backorders
	Voorraad
	Per magazijn en per lot
	Met periodieke afsluiting
	Productie
	Productstructuren
	Productie-orders
	Opvolging loten
	Andere functies
	Kassamodule
	Opvolging werkbons
	Abonnementenfacturatie
	Klachtenopvolging
	Multidossier
	Geschikt voor multi-user gebruik

Met deze software orchestreert u uw logistieke administratie op de meest doeltreffende wijze.

Daardoor kent u een sterke tijdswinst en maakt u van uw administratie een nuttig informatie-instrument.

Met ons boekhoudpakket kan u een algemene en een analytische boekhouding voeren.

Het pakket is bestemd voor kleine en middelgrote organisaties.

Alle functies worden gedeeld met ons logistiek pakket, zodat een volledige integratie voorzien is.


Het pakket heeft uitgebreide mogelijkheden:

	Multidossier
	Geschikt voor multi-user gebruik
	Flexibel boeken met boekingsvoorstellen
	Analytisch boeken
	Budgetten (per boekhoudrekening en per analytische rekening)
	Indienen van alle BTW aangiftes via INTERVAT
	Lijsten intracommunatuaire handelingen en intrastat-aangifte
	Aanmaak van betaalbestanden voor electronisch bankieren
	Import van CODA betaalbestanden
	Rappelsysteem klanten (met opvolging historiek)
	Alle wettelijke documenten
	Managementstatistieken

Met deze software orchestreert u uw financiële administratie op de meest doeltreffende wijze.

Daardoor kent u een sterke tijdswinst en maakt u van uw administratie een nuttig informatie-instrument.